Si has investigado sobre firmas electrónicas o contratos digitales, seguramente te has encontrado con el término NOM-151. Sin embargo, pocas personas conocen realmente qué es, para qué sirve y por qué se ha convertido en uno de los elementos más importantes e indispensables para proteger los documentos electrónicos en México.
La NOM-151 es una norma oficial Mexicana diseñada para garantizar la seguridad y validez de las firmas digitales en México. Permite demostrar que un documento electrónico no se ha alterado desde el momento en que fue firmado. En otras palabras garantiza la integridad y conservación de la información fortaleciendo el valor probatorio de los contratos, convenios o cualquier otro mensaje de datos.
En este artículo aprenderás:
- Qué es la NOM-151
- Para qué sirve una Constancia de Conservación de Datos
- Qué leyes la regulan
- Quién puede emitir una NOM-151
- Cómo hacerla válida
- Cuáles son los beneficios para empresas y particulares
¿Qué es una Norma Oficial Mexicana (NOM)?
Una NOM, es una Norma Oficial Mexicana, y estas normas son regulaciones técnicas obligatorias con el objetivo de establecer reglas respecto de procesos, productos, actividades, servicios, instalaciones, métodos de producción, términos, símbolos, embalajes, etiquetado y otros aspectos que son necesarios cumplir para una correcta ejecución.
Existen diferentes NOMs expedidas por distintas dependencias, según la competencia que cada una establezca y se encuentran reguladas por la Ley Federal Sobre Metrología y Normalización.
En el caso de los documentos electrónicos, la norma aplicable es la NOM-151-SCFI-2016, emitida por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) autorizado por la Secretaría de Economía.
¿Qué es la NOM-151 y cuál es su objetivo?
La NOM-151-SCFI-2016 (NOM-151), es la norma oficial Mexicana que establece los requisitos de seguridad y técnicos para poder digitalizar un documento y que este tenga la misma validez que un documento físico.
Su principal objetivo es garantizar que un documento electrónico permanezca íntegro e inalterado desde el momento en que se firmó.Cuando un documento incorpora una Constancia de Conservación NOM-151, es posible demostrar que:
- El documento existía en una fecha y hora determinadas.
- Su contenido no ha sido modificado.
- La información se conserva de forma íntegra a lo largo del tiempo.
Esto brinda una mayor seguridad jurídica tanto para empresas como para particulares y fortalece el valor probatorio de los documentos electrónicos en caso de una controversia.
¿Qué leyes regulan la emisión de una NOM-151?
La emisión de la NOM-151 encuentra fundamento en diversas disposiciones legales, entre ellas:
- Ley Federal sobre Metrología y Normalización (artículo 40).
- Código de Comercio (artículos 33, 34, 38, 46 Bis, 49 y 93 Bis).
Estas disposiciones establecen que corresponde a la Secretaría de Economía emitir la regulación aplicable a la conservación de mensajes de datos y a los servicios relacionados con la certificación de documentos electrónicos.
¿Quién puede emitir una Constancia NOM-151?
De acuerdo a la legislación mexicana, únicamente los Prestadores de Servicios de Certificación (PSC) autorizados por la Secretaría de Economía cuentan con la facultad de emitir estas constancias de conservación de datos.
¿Qué contiene una Constancia de Conservación NOM-151?
De acuerdo a la publicación en el Diario Oficial de la Federación del 9 de enero de 2017, una constancia de conservación de datos debe de incluir:
- Versión del sello digital de tiempo.
- Identificador de objeto, cuyo contenido corresponderá con la versión del documento de las políticas de emisión de sellos digitales de tiempo.
- Huella digital electrónica (Hash) del documento.
- Número serial único, que identifica al sello digital de tiempo.
- Fecha y hora en que se está generando el sello digital de tiempo.
- Extensiones para aquellos casos en que se trate de refrendos de una constancia.
Aunque estos conceptos pueden parecer técnicos, todos cumplen un mismo objetivo: garantizar la integridad del documento y demostrar el momento exacto en que comenzó su conservación.
En otras palabras, la Constancia NOM-151 crea una evidencia electrónica que permite acreditar que el documento existía en una fecha determinada y que su contenido permanece exactamente igual desde ese momento.
¿Cuál es el significado de conservación de datos?
El significado de esto es sencillo:
Mantener la forma original, sin alteraciones y disponible la información electrónica a lo largo del tiempo.
Por lo que la conservación de datos busca garantizar la autenticidad de la información que fue generada en un mensaje de datos electrónico.
Esto significa que cualquier persona podrá demostrar, incluso años después, que el documento:
- Conserva su contenido original.
- No ha sido alterado.
- Puede consultarse cuando sea necesario.
Este principio es uno de los pilares de la legislación mexicana en materia de documentos electrónicos, ya que permite fortalecer su valor probatorio ante una auditoría o un procedimiento judicial y esto nos hace muy diferentes a las firmas emitidas por plataformas extranjeras.
Beneficios de la NOM-151 para empresas que usan firmas digitales
La combinación de firmas electrónicas avanzadas y NOM-151 es la combinación perfecta para que las empresas digitalicen su documentación y sus procesos.
Sus beneficios pueden resumirse en los siguientes puntos:
Procesos más eficientes
Al combinar una plataforma que de Contract Lifecycle Management (CLM) que permite la administración y gestión del ciclo de vida de cualquier documento con firmas electrónicas y Constancias NOM-151, le permite a las empresas automatizar gran parte del proceso de elaboración, envío, revisión y firma de contratos logrando tener procesos más ágiles.
En EasyLex, hemos ayudado a empresas a reducir el tiempo promedio de cierre de un contrato de 60 días a tan solo 7 días, gracias al uso de un CLM y firmas electrónicas.
Reducción de costos
La gestión de documentos físicos implica costos constantes en impresión, mensajería, almacenamiento y administración.
Este tipo de procesos pueden generar costos que varían desde los $300 a $600 pesos por envío, mientras que el manejo de documentos digitales reduce el costo por generación de contratos a centavos.
El costo promedio por firma electrónica suele ser aproximadamente de $15 pesos, eliminando gastos relacionados con impresión, archivo y logística.
Seguridad de la información
El manejo de documentación electrónica con constancia NOM-151 nos brinda un elemento sumamente importante en cualquier transacción que un documento físico no puede darnos y esta es la certeza del contenido del documento.
Como hemos visto, la NOM-151 nos garantiza que el contenido de un documento no ha sufrido alteraciones, por lo que nos da esa seguridad sobre la información contenida. Mientras que en un documento físico, hay hojas que pueden perderse, mojarse, desaparecer mágicamente, o ser ilegibles por el paso del tiempo, esos problemas no ocurren con la documentación digital.
Documentos accesibles en todo momento y en todo lugar
La ley establece que un documento electrónico siempre tiene que estar disponible para su ulterior consulta, este punto no es solo un requisito legal, sino que se convierte en un aspecto sumamente conveniente en términos comerciales.
Al usar documentos digitales, no tienes que preocuparte sobre ¿dónde está almacenado el documento?, ¿quién tiene la llave de ese archivero?, ¿cómo y cuándo podrás tener acceso a él?
Al manejar documentos digitales, toda la información es almacenada en la nube, con los más altos estándares de seguridad y podrás tener acceso a tu información en cualquier hora del día, en cualquier lugar, en cualquier dispositivo.
Mayor valor probatorio
Las empresas deben poder confiar en que los acuerdos y transacciones electrónicas que realizan son legalmente válidos. La NOM-151 garantiza esta seguridad al establecer estándares claros para la autenticación y validación de firmas digitales.
Asimismo, garantiza que las empresas estén operando dentro del marco legal establecido en México. Esto es esencial para evitar sanciones y problemas legales que podrían surgir por la falta de validez de sus firmas.
La NOM-151 fortalece el valor probatorio de los documentos electrónicos al demostrar:
- La fecha exacta en que existía el documento.
- Que su contenido permanece íntegro.
- Que la información no ha sido modificada.
Esto proporciona una base sólida para acreditar la autenticidad del documento en caso de una controversia.
En resumen, la NOM-151 desempeña un papel fundamental en el mundo empresarial actual al regular y estandarizar el uso de firmas digitales. Ya que tener un documento digital o electrónico con una NOM-151 permite garantizar su contenido original y que este no fue modificado posterior al proceso de firma.
La NOM-151 no es la que otorga validez jurídica a una firma electrónica; su función es fortalecer el valor probatorio del documento al garantizar su integridad y demostrar que no ha sido alterado desde el momento de su firma.
¿EasyLex incorpora la NOM-151?
Sí. En EasyLex, tanto las firmas autógrafas digitales como las firmas con e.firma del SAT pueden acompañarse de una Constancia de Conservación NOM-151 emitida por un Prestador de Servicios de Certificación autorizado por la Secretaría de Economía.
De esta manera, cada documento firmado no solo acredita el consentimiento de las partes, sino que también incorpora evidencia que garantiza su integridad, conservación y mayor valor probatorio, cumpliendo con los requisitos que establece la legislación mexicana.
Preguntas frecuentes sobre la NOM-151 en México
¿Qué es una constancia de conservación de mensajes de datos?
Es un archivo electrónico emitido por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) autorizado por la Secretaría de Economía,cuyo propósito es demostrar la existencia, integridad y conservación de un documento electrónico en una fecha y hora determinadas.
Esta constancia incorpora un sello digital de tiempo y otros elementos técnicos que permiten acreditar que el contenido del documento no ha sido modificado desde su emisión.
¿Es obligatorio que una firma electrónica cumpla con la NOM-151?
Sí, para que los contratos celebrados mediante firma electrónica (ya sea simple o avanzada) tengan pleno valor probatorio ante un juicio en México, el Artículo 49 del Código de Comercio exige que se garantice su conservación e integridad. La NOM-151 constituye el mecanismo reconocido por la legislación mexicana para fortalecer la acreditación de la conservación e integridad de los mensajes de datos.
¿Qué pasa si un contrato firmado digitalmente no tiene la NOM-151?
Un contrato firmado electrónicamente puede seguir siendo válido aun cuando no cuente con una Constancia NOM-151.
No obstante, si el documento es impugnado en un procedimiento judicial, será más complejo demostrar que el archivo no fue modificado después de su firma.
Al incorporar una Constancia de Conservación NOM-151, se fortalece significativamente el valor probatorio del documento al aportar evidencia sobre su integridad y la fecha en que fue generado.
¿La NOM-151 sustituye a la firma electrónica?
No. La firma electrónica y la NOM-151 cumplen funciones diferentes y complementarias.
