En empresas con presencia nacional, la gestión documental no solo implica volumen. También exige orden, visibilidad y capacidad de ejecución para que los procesos no se conviertan en un freno operativo.

MVS Comunicaciones, es una empresa mexicana del sector de medios, fundada en 1967 por Joaquín Vargas Gómez. A lo largo de su historia, ha desempeñado un papel importante en la industria de la radiodifusión y la televisión en México, con presencia en noticias, música, entretenimiento y programas de interés general.

Además de su trayectoria en medios tradicionales, MVS también ha impulsado su evolución en plataformas digitales y servicios en línea. Y así como ha modernizado sus canales de comunicación, también ha avanzado en la optimización de sus procesos internos.

En ese camino, la gestión de documentos y la firma de contratos se volvieron elementos clave para mantener una operación más ágil y capaz de responder a las necesidades de una empresa con alcance nacional. Ahí es donde EasyLex se convirtió en un aliado estratégico, ayudándoles a administrar documentos y contratos con mayor rapidez, control y visibilidad.

La oportunidad: actualizar contratos a gran escala con mayor rapidez

MVS estaba en búsqueda de una herramienta que le permitiera actualizar un volumen importante de contratos necesarios para su operación. Para lograrlo, necesitaba automatizar la generación de documentos y recabar las firmas en el menor tiempo posible.

Debido al alcance nacional de la compañía, también era fundamental cumplir estos objetivos con mayor eficiencia, optimizar costos y evitar la dependencia de traslados o paquetería.

De la carga operativa a una gestión más ágil

Con EasyLex, MVS encontró una forma mucho más eficiente de generar documentos a gran escala.

Gracias al uso de plantillas personalizadas, el equipo ahora puede crear una gran cantidad de documentos en cuestión de minutos, sin tener que capturar información contrato por contrato de forma manual. Esto no solo agilizó su proceso, también redujo errores en la redacción y permitió mantener consistencia en cada documento.

Además, la posibilidad de adaptar fácilmente los contratos según las necesidades de cada caso eliminó gran parte de la carga operativa asociada a la creación manual y repetitiva de documentos, permitiéndoles enfocar más tiempo en tareas estratégicas.

Visibilidad total en cada etapa del proceso

Otro de los cambios más importantes para MVS fue la visibilidad que ahora tienen sobre cada documento.

EasyLex no solo les permite generar contratos de forma más rápida, sino también dar seguimiento en tiempo real a cada etapa del proceso. Desde la creación del documento hasta la firma digital de cada invoucrado, el equipo puede saber con claridad qué avance tiene cada contrato.

Tener esta visibilidad resulta especialmente importante en una operación con alto volumen documental, donde el control y la trazabilidad hacen una diferencia importante en la ejecución diaria.

Firma de contratos a gran escala, sin fricciones

La firma de contratos a gran escala también se volvió mucho más sencilla.

Procesos que antes podían implicar seguimiento manual con múltiples colaboradores y proveedores hoy se resuelven de manera mucho más ordenada y eficiente. La plataforma simplificó la renovación de contratos, evitando tareas repetitivas y reduciendo la fricción que normalmente acompaña este tipo de procesos cuando deben ejecutarse en volumen.

Así, EasyLex se adapta a las necesidades de una empresa en constante movimiento y con requerimientos operativos cada vez más amplios.

Resultados: más control, menos tiempo invertido

La experiencia de MVS demuestra que, cuando una empresa cuenta con las herramientas adecuadas, la gestión documental deja de ser una carga operativa y se convierte en un proceso mucho más ordenado, visible y eficiente.

Con EasyLex, MVS logró reducir considerablemente el tiempo destinado tanto a la generación de documentos como a la recabación de firmas. Al mismo tiempo, fortaleció el control sobre sus procesos y mejoró la organización de su operación documental.

Además, gracias a los espacios de trabajo personalizados, la empresa ahora puede organizar sus contratos por zonas de acuerdo con su operación nacional, manteniendo toda la información estructurada de forma clara y accesible.

A esto se suma el almacenamiento en la nube, que les permite consultar sus documentos firmados en cualquier momento y desde cualquier lugar, con la certeza de saber siempre dónde se encuentran sus archivos originales.